RODO EcoMindset

Poniżej przedstawiamy informacje o tym, w jaki sposób, w jakich celach oraz w jakim zakresie przetwarzamy Twoje dane osobowe w związku z prowadzeniem korespondencji e-mail z pracownikami i przedstawicielami spółki Eco Mindset sp. z o.o. w Poznaniu.

O NAS

Nazywamy się Eco Mindset sp. z o.o. i mamy siedzibę w Poznaniu przy ul. Radłowej 7/1 (dalej: My). Kontakt z nami możliwy jest pod mailem hello@heimgart.pl lub listownie pod adresem: Eco Mindset sp. z o.o., ul. Radłowa 7/1, 61-602 Poznań.

ISTOTA TEGO DOKUMENTU

W dniu 25 maja 2018 roku weszły do stosowania regulacje Rozporządzenia Ogólnego o Ochronie Danych (inaczej: RODO). RODO dla przypadków zbierania danych osobowych nakłada obowiązek udzielania kompleksowych informacji o tym, w jaki sposób przetwarzane są zbierane dane. W świetle RODO, otrzymując od Ciebie wiadomość z określonego adresu e-mail, z określoną treścią, załącznikiem i podpisem, zbieramy dane osobowe. W tym dokumencie udzielamy Tobie wymaganych prawem informacji i tym samym spełniamy obowiązek prawny wynikający z RODO.

PRZETWARZAMY TWOJE DANE OSOBOWE.

Pozyskujemy je głównie od Ciebie. Podajesz nam je w związku z prowadzoną korespondencją e-mail. Jednocześnie Twoje dane kontaktowe mogliśmy uzyskać od kogoś z Twojej organizacji lub od jednego z Twoich kontrahentów (np. poprzez wskazanie Ciebie w umowie o współpracy jako osoby odpowiedzialnej za kontakt).

PO CO PRZETWARZAMY TWOJE DANE?

W celu związanym z daną korespondencją. Może to być wykonywanie przez nas usług, zamawianie określonych dostaw, rekrutacja lub inne działanie związane z naszym przedsiębiorstwem. Jeżeli jesteś naszym klientem, potencjalnym klientem lub jego przedstawicielem, będziemy przetwarzać również Twoje dane w celach marketingowych.

JAKIE DANE PRZETWARZAMY?

Adres e-mail oraz dane zawarte przez Ciebie w przesyłanej do nas korespondencji (zwyczajowo stopka z danymi kontaktowymi oraz zagadnienie będące przedmiotem korespondencji).

JAK PRZETWARZAMY TWOJE DANE?

Zgodnie z obowiązującym prawem, w szczególności zgodnie z przepisami ustawy o ochronie danych osobowych oraz z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych. Przy przetwarzaniu danych trzymamy się następujących reguł:

1. a)  adekwatności Przetwarzamy tylko te dane, które są niezbędne dla osiągnięcia danego celu; dla każdego procesu przeprowadziliśmy analizę spełnienia tej reguły.
2. b)  transparentności
   Powinieneś mieć pełną wiedzę o tym, co dzieje się z Twoimi danymi. Dlatego też stworzyliśmy ten dokument.
3. c)  prawidłowości
   Staramy się, aby Twoje dane osobowe w naszych systemach były aktualne i zgodne z prawdą. Jeżeli stwierdzisz, że Twoje dane osobowe nie zostały przez nas zaktualizowane lub są błędne, skontaktuj się z nami pod adresem hello@heimgart.pl lub pisemnie na adres Eco Mindset
   sp. z o.o., ul. Radłowa 7/1, 61-602 Poznań.
4. d)  integralności i poufności
   Stosujemy niezbędne środki zabezpieczające poufność i integralność Twoich danych osobowych. Zabezpieczenia obejmują środki fizyczne i technologiczne ograniczające dostęp do Twoich danych, jak również stosowane środki zabezpieczające przed utratą Twoich danych.
5. e)  rozliczalności
   W razie Twojego zapytania, udzielimy informacji dotyczącej tego, jakie działania realizowaliśmy na Twoich danych.

DLACZEGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE?

Przetwarzamy je celu realizacji umowy, która nas wiąże, lub w celu jej zawarcia. Jeśli chcesz u nas pracować, Twoje dane podane dla potrzeb przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego przetwarzamy na podstawie zgody, którą wyraziłeś poprzez zgłoszenie się przesyłając nam swoje CV. Jeżeli jesteś przedstawicielem instytucji państwowej, Twoje dane przetwarzamy w celu realizacji obowiązku prawnego lub uzyskania niezbędnych informacji, związanych z naszą działalnością.

JAK DŁUGO PRZETWARZAMY TWOJE DANE?

Dane z korespondencji e-mail przetwarzamy przez okres ich przydatności dla wzajemnych kontaktów. Nie mamy sprecyzowanego okresu czasu, po którym bezwzględnie usuwamy korespondencję. Jeżeli zakończymy współpracę lub jej nie podejmiemy, Twoje dane będziemy przechowywać przez 5 kolejnych lat i następnie podejmiemy decyzję o jej usunięciu.

KTO JESZCZE JEST ODBIORCĄ TWOICH DANYCH?

• Biuro Rachunkowe Marzenna Bartoś, Fakturownia.pl – firmy księgowe wspierające nas w obszarze zagadnień finansowych i księgowości
• Pixel Perfect Paweł Staniszewski – firma obsługująca nas w obszarze IT
• Platformy kurierskie, poprzez które realizujemy wysyłki do naszych Klientów
• Nasi podwykonawcy, realizujący dla nas usługi pakowania i transportu na zlecenie Każdemu podwykonawcy przekazujemy tylko dane niezbędne dla osiągnięcia danego celu. TWOJE PRAWA Masz szereg praw, z których możesz skorzystać z dowolnej chwili. O ile nie będziesz tych praw nadużywać (np. nieuzasadnione codzienne prośby o udzielenie informacji), korzystanie z jest nieodpłatne. Masz prawo do:

a) dostępu do treści swoich danych osobowych
Możesz poprosić, abyśmy wyeksportowali z naszych baz danych informacje, jakie o Tobie mamy i przesłali je do Ciebie.

b) poprawiania danych
Jeżeli przetwarzane dane nie są prawidłowe, masz prawo poprosić nas o ich poprawienie, a my będziemy zobowiązani to zrobić. W takim przypadku mamy prawo poprosić Ciebie o przedstawienie dowodu na okoliczność zmiany danych.

c) ograniczenia przetwarzania danych
Jeżeli uznasz, że dla określonego procesu przetwarzamy zbyt wiele Twoich danych osobowych, masz prawo zażądać, abyśmy ograniczyli ten zakres przetwarzania. Zrobimy to, o ile Twoje żądanie nie będzie sprzeciwiało się wymaganiom nakładanym na nas przez obowiązujące prawo lub nie będzie to konieczne dla realizacji umowy.

d) żądania usunięcia danych
Masz prawo żądać, abyśmy usunęli z naszych systemów bazodanowych oraz z naszej dokumentacji wszelkie informacje zawierające Twoje dane osobowe. Nie będziemy mogli tego uczynić, jeśli na podstawie przepisów prawa mamy obowiązek

przetwarzania Twoich danych (np. zachowanie dokumentacji pracowniczej, rozliczenia podatkowe). W każdym innym przypadku usuniemy Twoje dane osobowe w możliwie najpełniejszym zakresie, albo zapewnimy ich pseudonimizację (co oznacza brak możliwości zidentyfikowania osoby, której dane dotyczą), dzięki czemu Twoje dane, które musimy zachować zgodnie z obowiązującym prawem, będą dostępne wyłącznie dla niektórych osób z naszej organizacji.

e) przenoszenia danych do innego administratora danych
Możesz poprosić nas, abyśmy wyeksportowali dane, które nam podałeś w toku wszystkich naszych kontaktów, w celu ich dalszego przekazania do innego administratora danych.

Jeżeli zechcesz skorzystać ze swoich praw, skontaktuj się z nami pod adresem e-mail

hello@heimgart.pl lub listownie na adres Eco Mindset sp. z o.o., ul. Radłowa 7/1, 61-602 Poznań.

Pisz do nas, gdy jakieś działanie lub sytuacja, z którą się spotkasz, będzie budziła Twoje obawy, czy na pewno jest zgodna z przepisami.

Jeżeli uznasz, że naruszyliśmy reguły przetwarzania Twoich danych, masz prawo złożyć skargę do organu nadzoru (od 25 maja 2018 roku jest to Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych). W ramach wykonania tego uprawnienia powinieneś podać pełny opis sytuacji oraz wskazać jakie działanie uznajesz za naruszające Twoje prawa. Skargę należy złożyć bezpośrednio do organu nadzoru.

PRAWO DO SPRZECIWU

Masz również prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych.

Składasz je wówczas, gdy nie chcesz, abyśmy przetwarzali Twoje dane osobowe w określonym celu. W takim przypadku dalej będziemy przetwarzać Twoje dane dla potrzeb innych procesów, ale już nie dla celu, dla którego zgłosiłeś sprzeciw, chyba, że Twoje żądanie sprzeciwia się obowiązkowi, które nakładają na nas przepisy prawa.

Jeżeli chcesz skorzystać z prawa do sprzeciwu, zgłoś to na adres e-mail hello@heimgart.pl lub listownie na adres Eco Mindset sp. z o.o., ul. Radłowa 7/1, 61-602 Poznań.